Prowadzenie Akt Osobowych
Prowadzenie akt osobowych jest jednym z kluczowych obowiązków, jakie spoczywają na pracodawcach. Biuro Rachunkowe Corpio Rachunkowość i Kadry w Golub-Dobrzyniu rozumie znaczenie tego aspektu i oferuje wsparcie w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą. Poniżej przedstawiamy szczegółowy przewodnik dotyczący prowadzenia akt osobowych, aby zapewnić zgodność z przepisami i sprawną organizację dokumentacji.
Czym są Akta Osobowe?
Akta osobowe pracowników to zestaw dokumentów, które przedstawiają pełną historię zatrudnienia pracownika, od momentu nawiązania stosunku pracy aż do jego rozwiązania. Dokumentacja ta obejmuje wszystkie istotne aspekty zatrudnienia, w tym proces rekrutacji, cały okres trwania stosunku pracy, oraz dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Struktura Akt Osobowych
Akta osobowe składają się z pięciu części, każda z nich przechowująca określone rodzaje dokumentów:
-
Część A:
- Zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, takie jak oświadczenia o danych osobowych, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
-
Część B:
- Obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym umowy o pracę, aneksy do umów, oraz dokumenty związane z ewidencją czasu pracy.
-
Część C:
- Przechowuje dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, takie jak wypowiedzenia, umowy o rozwiązaniu stosunku pracy, oraz świadectwa pracy.
-
Część D:
- Zawiera dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub innych rodzajów odpowiedzialności określonych w odrębnych przepisach.
-
Część E:
- Obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
-
Prawidłowe Prowadzenie Akt Osobowych
Prowadzenie akt osobowych musi odbywać się zgodnie z ściśle określonymi przepisami. Oto kluczowe zasady:
-
Podział na części:
- Dokumenty powinny być podzielone na wyżej wymienione części, co zapewnia porządek i łatwy dostęp do niezbędnych informacji.
-
Numeracja i chronologia:
- Dokumenty w każdej części powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Numeracja powinna być trwała, wykonana długopisem, a w przypadku zmian, należy przekreślić stare numery i wprowadzić nowe.
-
Wykaz dokumentów:
- Każda część akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
-
Warunki przechowywania:
- Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca może prowadzić dokumentację w formie papierowej, elektronicznej lub mieszanej.
Konsekwencje Nieprawidłowego Prowadzenia Akt Osobowych
Nieprawidłowe prowadzenie akt osobowych może skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł, zgodnie z art. 281 Kodeksu pracy. Obejmuje to nieprowadzenie dokumentacji, niewłaściwe przechowywanie dokumentów oraz pozostawienie ich w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Współpraca z Biurem Rachunkowym Corpio
Biuro Rachunkowe Corpio Rachunkowość i Kadry w Golub-Dobrzyniu oferuje kompleksowe wsparcie w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą. Nasz zespół specjalistów pomoże w prawidłowym prowadzeniu akt osobowych, zapewniając zgodność z przepisami i efektywne zarządzanie dokumentami. Współpracujemy również z kancelarią w zakresie doradztwa, aby zapewnić pełne wsparcie w kwestiach prawnych związanych z zatrudnieniem.
Partner i dostawca oprogramowania:
Corpio Rachunkowość Sp. z o.o.
ul. Szkolna 29ul.
Golub-Dobrzyń, 87-400
NIP: 5030089786
ul. Szkolna 29
87-400 Golub-Dobrzyń
Możesz nas znaleźć: